Privacyreglement: informatie voor cliënten

 

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

 

Wat betekent deze verandering voor jou als klant van Columbus?

De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (in dit geval dus jouw positie, als klant van Columbus). Je krijgt nieuwe privacy-rechten en je bestaande rechten worden sterker.

Organisaties die persoonsgegevens verwerken, zoals ook Columbus, krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan in het verleden –op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat we ons aan de wet houden. Uiteraard zal ook Columbus haar verplichtingen nakomen.

 

Privacyreglement

Hoe wij met jouw gegevens omgaan, ligt vast in dit privacyreglement.

 

Recht op bescherming van persoonlijke gegevens

Om een goede begeleiding mogelijk te maken, leggen wij jouw persoonlijke gegevens vast.

Je hebt recht op bescherming van die gegevens.

In de wet is onder meer geregeld:

  • Wie toegang heeft tot jouw gegevens;
  • Hoe lang de gegevens worden bewaard;
  • Aan wie je gegevens worden verstrekt;
  • Hoe je gegevens worden beveiligd.

 

Verder is in dit reglement geregeld dat:

  • Wij niet meer gegevens over je opnemen dan strikt noodzakelijk;
  • Wij vertrouwelijk met jouw gegevens omgaan;
  • Alleen degenen die betrokken zijn bij de begeleiding, op de hoogte zijn van jouw situatie;
  • Wij zonder jouw toestemming geen informatie geven aan anderen;
  • Je ons kunt verzoeken jouw gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen;
  • Je kunt vragen jouw dossier te vernietigen wanneer jouw begeleiding is geëindigd.

 

Toegang tot jouw gegevens

Begeleiding

Jouw gegevens worden door jouw trajectbegeleider vastgelegd in één centraal dossier.

Het dossier bevat in het kader van de jeugdwet onder andere het familiegroepsplan/ één gezin één plan en gegevens en/ of aantekeningen (verslaglegging) over de uitgevoerde begeleiding. Indien er sprake is van begeleiding vanuit de Wmo, dan bevat het dossier een ondersteuningsplan en het plan van aanpak en gegevens en/ of aantekeningen (verslaglegging) over de uitgevoerde begeleiding. Ook gegevens die met jouw toestemming zijn opgevraagd bij bijvoorbeeld andere hulpverlenende instanties, school of de huisarts, worden hierin vastgelegd. Alle begeleiders die betrokken zijn bij jouw begeleiding, hebben toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taak. Deze medewerkers hebben een zelfstandig beroepsgeheim of een geheimhoudingsplicht.

 

Kwaliteitsverbetering

Jouw gegevens worden mogelijk gebruikt in het kader van kwaliteitsverbetering. Kwaliteit

moet consequent worden gemeten, het is een wettelijk verplichting voor alle instellingen in de zorg en welzijnssector om te voldoen aan de Kwaliteitswet.

Een voorbeeld hiervan is een dossieronderzoek naar een nieuwe werkwijze of een nieuw ingevoerde methodiek, met als doel het beoordelen en verbeteren van de begeleiding en het eigen functioneren.

 

Financiële administratie

Een beperkt aantal gegevens uit jouw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie.

 

Wetenschappelijk onderzoek en statistiek

Jouw toestemming is nodig als jouw gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijk

onderzoek of statistiek.

Jouw toestemming is niet nodig als gegevens worden gebruikt die niet tot jouw persoon

herleidbaar zijn.

 

Verstrekken van gegevens

Begeleiding

Voor zover dat relevant/ wettelijk voorschrift is voor jouw begeleiding of voor het voortzetten van de hulpverlening elders, worden gegevens verstrekt aan andere hulpverleners, tenzij je daar uitdrukkelijk bezwaar tegen maakt.

 

Familieleden

Gegevens worden enkel verstrekt aan jouw familieleden als je daar toestemming voor geeft.

Als familieleden of vrienden aanwezig zijn tijdens gesprekken/ contacten met jouw begeleider, gaan we er automatisch van uit dat zij de informatie die uitgewisseld wordt mogen horen, tenzij je anders aangeeft.

 

Beveiliging van jouw gegevens

Columbus draagt er zorg voor dat jouw dossier veilig wordt opgeborgen, dat de gegevens niet verloren raken en niet in onbevoegde handen komen. Medewerkers worden geacht enkel jouw gegevens in te zien, die noodzakelijk zijn voor jouw begeleiding.

 

Bewaartermijn

Jouw gegevens worden in principe niet langer bewaard dan wettelijk voorgeschreven is. De

algemene bewaartermijn is vijftien jaar maar de termijn kan ook langer zijn. Als een beroep wordt gedaan op het vernietigingsrecht (zie hieronder) kan de bewaartermijn korter zijn.

 

Recht op inzage en afschrift

Je hebt er recht op jouw gegevens in te zien en je kunt om een afschrift van jouw gegevens

verzoeken. Columbus zal binnen twee weken voldoen aan dit verzoek, tenzij dit in strijd is met het privacybelang van een ander.

Aan de inzage in jouw gegevens verbindt Columbus geen kosten.

 

Recht op aanvulling, correctie en afscherming

Als jouw persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn of het doel waarvoor jouw gegevens zijn

verzameld niet ter zake doen, kun je de begeleider vragen deze binnen 4 weken te corrigeren.

Dit recht heeft betrekking op ‘feiten’, gegevens zoals naam en geboortedatum,

waarover in het algemeen geen verschil van mening kan bestaan. Het recht om correctie

te vragen is niet bedoeld om persoonsgegevens bestaande uit professionele indrukken,

meningen en conclusies, waarmee je het oneens bent te corrigeren. Je kunt wel vragen een

door je afgegeven verklaring over de gegevens aan het dossier toe te voegen. Aan een dergelijk verzoek geven we altijd gehoor.

 

Recht op data-portabiliteit

Je begeleider draagt er zorg voor dat je jouw  gegevens makkelijk kunt krijgen en vervolgens eventueel kunt doorgeven aan een andere organisatie als je dat zou willen.

Ook kun je als klant bij de AP (autoriteit persoonsgegevens) klachten indienen over de manier waarop Columbus met jouw gegevens omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.

(Dit kunnen we realiseren door een instelling in Zilliz. De klant krijgt dan leesrecht)

 

Recht op verwijdering en vernietiging

Je kunt jouw begeleider of de verantwoordelijke vragen (een deel van) jouw gegevens

te vernietigen. Een verzoek tot vernietiging van gegevens wordt binnen drie maanden

uitgevoerd, tenzij jouw begeleider aannemelijk maakt dat het bewaren van de

gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders, of omdat een wettelijke

bepaling vernietiging verbiedt.

 

Klachten

Indien je van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien je andere redenen hebt tot klagen, dient je je te wenden tot de verantwoordelijke.

De verantwoordelijke zal de klacht conform het geldende klachtenreglement in behandeling nemen.